第12章 如何馴服「郵件怪獸」

現在你已經熟悉了如何處理過量信息和文件工作,但現在還有一個令每個人都無比煩惱的失望之源:電子郵件。一方面,它是世界各地人們即時溝通的傑出方式,它對我們的工作產生了革命性的影響。另一方面,你所收到的垃圾郵件和大量的合法信息,也會讓你感到非常煩惱,它能輕而易舉地佔用你的時間和精力,讓你無法做本該做的事。不僅如此,發送電子郵件的過程也會充滿陷阱。在本章,你將找到使電子郵件成為正如其所設計成的最偉大工具的最好策略。

控制時間

除非你負責了,比如說,保衛自由世界的任務,你真的需要在收到每封郵件後立即閱讀郵件嗎?並非如此。如果真那樣的話,設定每天察看郵件的次數。你頭腦中是否已經有這樣一個數字?很好,把這個數字減去一半。很少有人真的需要每天察看郵件4次以上,3次或2次會更好。作為初學者,嘗試根據下面的安排來查閱郵件:

■早上剛坐到辦公桌前

■午餐之後

■快下班前一小時

如果你有立即回復郵件的習慣,擔心如果忽然改變做法,人們會好奇發生了什麼事,那麼你可以開啟自動回復功能,就像你不在辦公室時所可能做的那樣。回復的內容可以是,「為了提高我服務您的工作效率和能力,我會在上午9點、下午2點和5點定時察看郵件。如果有事需要我的及時關注,請撥打×××(電話號碼)和我取得聯繫。」那些確實有急事的人不會感到失望,一般來說,電話是處理特別緊急事情的更好辦法。你將發現其實真正緊急的事情實在少而又少。

保持專注

如果你無法堅持設定次數,另一個方法是在不同任務的間歇察看郵件。如果你在工作期間察看郵件,這會使你無法集中注意力。

《專注力:化繁為簡的驚人力量》