現在你已經熟悉了如何處理過量信息和文件工作，但現在還有一個令每個人都無比煩惱的失望之源：電子郵件。一方面，它是世界各地人們即時溝通的傑出方式，它對我們的工作產生了革命性的影響。另一方面，你所收到的垃圾郵件和大量的合法信息，也會讓你感到非常煩惱，它能輕而易舉地佔用你的時間和精力，讓你無法做本該做的事。不僅如此，發送電子郵件的過程也會充滿陷阱。在本章，你將找到使電子郵件成為正如其所設計成的最偉大工具的最好策略。
控制時間
除非你負責了，比如說，保衛自由世界的任務，你真的需要在收到每封郵件後立即閱讀郵件嗎？並非如此。如果真那樣的話，設定每天察看郵件的次數。你頭腦中是否已經有這樣一個數字？很好，把這個數字減去一半。很少有人真的需要每天察看郵件4次以上，3次或2次會更好。作為初學者，嘗試根據下面的安排來查閱郵件：
■早上剛坐到辦公桌前
■午餐之後
■快下班前一小時
如果你有立即回復郵件的習慣，擔心如果忽然改變做法，人們會好奇發生了什麼事，那麼你可以開啟自動回復功能，就像你不在辦公室時所可能做的那樣。回復的內容可以是，「為了提高我服務您的工作效率和能力，我會在上午9點、下午2點和5點定時察看郵件。如果有事需要我的及時關注，請撥打×××（電話號碼）和我取得聯繫。」那些確實有急事的人不會感到失望，一般來說，電話是處理特別緊急事情的更好辦法。你將發現其實真正緊急的事情實在少而又少。
保持專注
如果你無法堅持設定次數，另一個方法是在不同任務的間歇察看郵件。如果你在工作期間察看郵件，這會使你無法集中注意力。