對於剩下的郵件，你可以使用和前一章推薦的真實文件夾相同的虛擬文件夾系統。任何你需要當天處理的郵件都可以歸入標記有當天日期的文件夾，然後你可以安排最適合自己的時間來處理這些郵件。一般來說，最好能集中處理這些任務，而不是一件件地處理。如果這件工作並不緊急，你可以把它歸入標有其他日期的文件夾，到時再進行處理。如果有些事情需要一個多月以後再去關注，你可以把它歸入那個月份的文件夾內。
如果你正同時處理多個項目，那麼你可能需要為每個項目建立單獨的系統。當你為第二天的待辦事項清單作計劃時，你可以迅速查看那天的文件夾並相應做出安排。如果你想更直接地看見要做的事，一個替換做法就是為每個項目單獨準備日程表，然後把工作記錄在日程表上。
你可能已經有自己喜歡的對郵件進行分類和歸檔的方法，那很好！主要目的是不要讓郵件累積到100封或更多，否則你每次打開收件箱都要重新查看一遍。
有幾類郵件特別麻煩。
■永無止境的信息。有句名言曾幫助過很多人，包括馬克·吐溫和亞伯拉罕·林肯。那是一封長篇書信的附言，它這樣寫道，「很抱歉我寫了如此長的一封信，因為我沒時間寫一封短的。」你也許認識喜歡寫長信的人，如果這些信能短點會更好。如果可以的話，你可以建議他們在郵件開頭把郵件將要提到的關鍵點簡明扼要地提出來。如果他們習慣給你發一些包含以前郵件內容的信件，要求他們對之前的內容進行總結。如果這些沒完沒了的郵件是你老闆寫的，你可能就不得不忍耐一番了。但你可以使用瀏覽印刷品時使用的相同技巧：先看第一段和最後一段以及每段的第一句話。通常這樣就足以讓你瞭解郵件的主要思想。
「藝術之真諦，表達之榮耀，文字之光芒，唯簡潔而已。」
美國詩人沃爾特·惠特曼（Walt Whitman，1819—1892）
■不應發出的郵件。你可能發現自己會收到一些情緒化的郵件，信裡的一些內容顯然是頭腦發熱或者酒後的胡言亂語。如果你很仁慈，最好的舉動就是假裝你從未收到過這封郵件，或者幾個小時或一天後給發信者回復郵件，表示你的收件箱中有一封他們發來的郵件，但你無法打開這封郵件。他們也許會看穿這個策略，但他們還是會永遠感激你。