第14章 如何應對最後期限和多項任務
專注於一件事情比多件事情要容易得多。但在現實生活中，一次僅處理一件事情對絕大多數人而言都只是一種奢望。本章講述的正是怎樣游刃有餘地同時處理多項事務，以及確保項目按時完成的最佳技巧。
如何通過逆向思維反推工作步驟設定最後期限
對於最後期限，人們常會問起這樣一個問題：「你是要做得好，還是要做得快？」在如今的工作環境中，答案當然是「兩個都要！」如果你把我們之前提到的策略都能付諸實踐，我想你很快就能把事情做得又快又好。而第一步就是需要確認你所認可的最後期限是合情合理的。
設定最後期限的最佳方法就是從目標開始反推工作步驟。從最後一步開始，推斷到達最後一步你所需要做的上一步工作，如此反覆，類推之前的每一步工作。比如你計劃在7月15日舉行一場為期一天的研討會。以下是逆向工作的部分清單：
1.7月15日：研討會
2.7月14日：向所有參加人員發送最終郵件確認時間、地點等。最後檢查視頻設備是否均已到位。與配餐供應部門就會間休息提供的咖啡甜點做最終確認。
3.7月12日：複印研討會所需的所有宣傳材料。
4.7月10日：再次確認已預訂所需視頻音頻設備。
5.7月8日：向配餐供應部門預訂茶點。
一般而言，所有項目都可以被分解成類似的步驟。如果是長期項目，而項目涉及一些不在你管轄範圍內的人員，你可能無法為他們執行項目所需的每一步驟規定具體時間。即便如此，給每個步驟限定日期依然可以幫助你管理項目進程。為項目的每一階段都預留富餘時間。很多人在安排項目日程表的時候總是想當然地認為一切都會按部就班地進行，而實際情況是，每天都有很多意想不到的情況發生。說不定什麼時候，就有人忽然得了流感，需要休息一周；或者某個供貨商突然破產，讓你措手不及；又或者意外發現一份印刷品裡有個大錯誤，需要重做。正因為這許多不可預知的情況存在，我們的日程必須提前考慮這些人為和技術性失誤的因素。如果真的奇跡發生，一切都很順利，你提前完成了任務，那麼，恭喜你！