傳真機是應用掃瞄和光電變換技術，把文件、圖表、照片等靜止圖像轉換成電信號，傳送到接收端，以記錄形式進行複製的通信設備。
【1】發傳真
１、取下聽筒，把要傳真的資料文字面向下，放在指定的位置。
２、聽到“嘟”聲後，拔電話號碼。
３、請對方給信號（如對方設為自動接收此步驟可省），聽到信號聲後按下“傳真”鍵。
４、待所有文件傳送完後掛機即可。
【2】收傳真
１、接聽電話，按“傳真”鍵，即可。
２、如下班，可以按自動接收鍵，燈亮起後，可自動接收文件。
【3】傳真機的正確使用
１、在機器正在運行時，不要關掉總開關或拔掉電源線。
２、手指潮濕或沾上了油，就不要去碰記錄紙。
３、不要讓紙屑、訂書針或其他小的金屬物品落到機器中。
４、不要把飲料放在機器上或放在機器近旁，以防飲料灑到機器上或倒翻流入機器內。
５、腐蝕性液體，如硫酸等不要靠近機器。