最常用的清單是每天的待辦事項清單。這是一個很棒的工具，但卻常常被誤用。它不應該是你在未來數天或數禮拜中要做的所有小事的集合。一定要先做一份下周所有需要注意事項的總清單，但每日清單應該僅包括你在當天需要完成的任務。好的經驗法則是一天中最多專注於6件事情。
如果你發現自己不得不重複地把一張清單上的任務挪到另一張清單上，這說明你對自己在可用時間內所能完成的任務並沒有現實的考慮。每天都不能按時完成任務的挫敗感將耗盡你的精力。一個能夠解決問題的方法是將80/20法則運用到你的待辦清單中。
首先依慣例製作你的待辦事項清單。對大多數人而言，這個清單是他們應該做的、想要做的或者能夠在那天做的，不是他們真的想要在那天做的所有事情的組合。
從現在開始，把那種清單作為你的清單第一稿。利用這份清單憑直覺說出所有你可能會做的事情。然後仔細察看清單，從每10個項目中選擇兩個會給你帶來最大價值的項目，只選兩個。
只有你能夠對「價值」進行定義，因為這只對你適用。通常人們會將價值解讀為能帶來最多財富的東西，但如果你的辦公室混亂得無法處理重要工作，那麼整理辦公室可能就是你所能做的最有價值的事情。
如果你一開始有10件或者更少的事情需要處理，那麼現在你首先需要處理的就只有兩件事。如果你開始時有20件事情需要處理，那麼現在減少到4件，你還必須再重複這一過程：這4件事情中（或者6件，或者其他可能的數字），哪兩件會給你帶來最大價值？
如果可能的話，先做這兩件事。這可能會需要一點意志力，因為通常最重要的任務都不是最有趣的事。把它們先放在一邊，做些不那麼費神的事情來暖暖身，或者根本不去做這些事，或者採用其他一些看似合理的做法要容易得多。等到熱身完畢，我們會突然發現還有些其他事情需要關注，我們真的必須再查看一遍郵件，然後接個電話……不知不覺中（一天結束時），你忽然意識到不得不把那些關鍵的事情轉移到明天的待辦清單上。
首先處理真正有價值的任務的意思是把這些事情做完。這會讓你這天之後的時間輕鬆不少，你將因為這麼早就完成這些事而感到壓力小很多。有時我們會逃避做那些最有價值的事情，因為這些事看起來很複雜、很難完成。在這種情況下，把大任務分解成小任務，直到形成你可以在45分鐘之內完成的任務塊，然後一點點向著更大的任務進軍，你很快會意識到自己有很大進步。
如果你無法首先做最重要的任務，那麼至少交替做一個容易快速完成的任務以及一個有些困難但卻重要的任務，這樣來保持前進。不過最好還是能花一個禮拜的時間先做最重要的任務。到這星期結束時，這麼做的好處將會非常明顯，你會覺得更有動力，從那以後你會覺得做起來越來越順手了。
如果你喜歡每件事情都能被看到，你也可以把每項任務寫在便利貼上，貼到牆上，等這些任務完成之後，再把便利貼拿下來。把這些便利貼作為你已完成任務的工作記錄保存起來。
保留那些清單！
把舊的待辦事項清單放在一個文件夾或者文件盒裡，至少保存一年時間。如果你需要記起開始新項目或者電話會談的時間，這些清單將會有所幫助。
總是在身邊放一份待辦事項清單。你可以在索引卡上手寫或者打印一份迷你清單，把這份清單放在口袋或者包裡。那樣當你參加會議或者外出時，就不會忘記你在當天所需要完成的任務了。
最後，在清單中安排一些休息和反思的時間，哪怕一天中只有一到兩次的15分鐘也行。像對待清單中其他任務一樣嚴肅地對待這件事，如果清單上的其他任務花費了比你想像中要長的時間，休息和反思的任務不應該成為首先被犧牲的選項。記住，當今世界要想成功，你應該更聰明地工作而不是更努力地工作。更聰明的工作是洞察力和創造性思維的產物，這需要時間和思考。
