採購系統的核心在於採購單，要設計採購系統，首先要瞭解採購主流程，從採購發起申請到採購單結束的全過程。在採購過程中，主要涉及採購系統、調度中心、倉庫管理系統、財務系統、庫存中心等系統之間的信息交互。
如圖8-1所示，是從新建採購單到採購結束之後的採購全流程。
圖8-1 採購流程
具體流程包括如下幾個階段。
（1）採購人員根據業務部門的需求或者系統預警，新建相應的採購申請單。
（2）採購管理人員對採購申請單進行審核。如果審核不通過，駁回至發起人進行修改或作廢；審核同意之後，生成相應的採購單。有些企業採購申請單還需要財務人員進行審核（圖中未示意）。採購人員將相應的採購訂單下給供應商（線下或通過供應商系統）。
（3）採購系統生成採購單之後，將相應採購信息（供應商、SKU信息和數量、入庫倉庫、預計到貨時間等）傳給調度中心，由調度中心生成採購入庫單下發給倉庫。
（4）倉庫管理系統（WMS）生成採購入庫任務，當實物驗貨完成之後，返回入庫信息給調度中心，調度中心再將入庫信息通知採購系統，更新相關信息及狀態。同時調度中心去庫存中心更新相關商品的庫存。
（5）當採購單的實物全部入庫後，財務系統根據採購到貨情況，與供應商進行結算。
（6）結算完成之後，採購單才算結束，整個採購流程才算走完。
需要注意的是，以上流程中採購單雖然只是在系統內部流轉，但實際上採購單需要採購人員線下與供應商接洽，約定預計到貨時間。這部分採購商品屬於在途庫存，有些電商公司會將2～3天內的在途庫存計算到售賣庫存中。另外，採購單有分批到貨或者只到部分貨的可能性，例如採購了1000件A商品，分三次（比如每批次件數依次是300、500、200）到貨，可能到了800件，供應商就沒貨了，這就需要允許採購單分批到貨，直接終止。
在第6章「庫存管理」中筆者介紹了庫存控制的相關方法，進行庫存控制的主要目的是提供採購建議。在制定採購計劃時，有幾個重要的概念：安全庫存、採購提前期、訂貨點、訂貨量，需要大家注意下。加 入 會 員 微 信
安全庫存：為了防止不確定性而準備的庫存。在低於安全庫存時進行預警，開始補貨動作。在介紹庫存控制方面內容時已介紹。
採購提前期：從發出採購訂單到訂單收貨所要經歷的時間。
訂貨點、訂貨量：何時提出訂貨，訂貨多少。
依據庫存控制策略，在商品庫存到訂貨點時，生成採購建議。由於電商系統不同於生產企業，在商品需求預測上往往不太精準，更多需求可能和營銷活動、時令需求相關，只有少數大型電商企業或垂直電商的商品需求會保持穩定，可準確預估。
在業務規模較大、部門職責明晰的企業中，採購流程會有所不同。通常採購計劃由業務部門填寫採購申請單（包含預算），經業務領導、財務等相關人員審批通過之後，將採購計劃發送至採購部門。採購部門的採購員根據採購計劃向供應商詢價，或者直接按照採購協議價製作採購單，向供應商採購。這就允許業務方在採購系統中能夠編輯採購計劃，並實時跟蹤採購進度。