在採購流程中提到過採購的過程並不是直接下採購單這麼簡單，而需要經過採購申請、詢價、下單、到貨結算等一系列動作，如圖8-3所示。
圖8-3 採購訂單流程
（1）採購申請是指當業務部門或供應鏈根據需求預測，需要進行採購。在採購系統中錄入採購計劃，提請相關人員審批。
（2）採購詢價是指採購申請審批通過後，由採購員根據採購申請製作採購詢價單給相應的供應商，採購詢價的對象可多選。詢價單發送給供應商之後，供應商反饋報價給採購員（可做進系統流程中，供應商在供應商系統中查看詢價單，反饋報價）。
流程圖（圖8-3）中將採購詢價用虛線圈起來，是由於在許多電商企業中，有兩種處理方式：定期協議價或線下詢價，很少將這一流程做到線上的。定期協議價是指與供應商簽訂採購協議合同，約定SKU的採購價格及有效期。例如企業與A供應商約定2017年～2018年SKU678765的協議價為85元，最低採購量為100件，那麼就不要走詢價流程，直接進行採購就行。
（3）採購單是確定供應商與採購價格之後，採購員在系統中錄入採購單詳情，正式發起採購。供應商在供應商系統中收到相應的訂單後，安排發貨事宜，反饋預計到貨時間，同時生成採購入庫單下發相應的倉庫。加 入 會 員 微 信
（4）到貨結算指當採購入庫後，確認採購單到貨，流轉至財務進行結算。
【採購申請單】
採購申請單包含的內容主要有倉庫、SKU、商品數量、需求時間、申請人、申請備註等，必要時會加上預算，附上相關材料，提請相關人員審核，進入審批流。
採購申請單狀態包括：編輯中、審核中、審核通過、已完成。採購申請單經過審批後進入採購員的採購任務列表中。
前面說到過採購詢價的過程一般是線下完成或者直接按協議價來進行採購，此處不贅述，下面我們來看看正式採購單的生成過程。
在生成採購單時，首先選擇入庫倉庫和供應商，再添加相應的SKU明細（數量、單價）、預計到貨時間，以及財務信息（發票類型、支付方式、付款週期、預付款等）。採購單價可能直接是協議價，也可能經雙方再次確定。協議價是在供應商管理中維護，相應的付款方式也是在簽訂合作時確定。在實際編輯採購單時可編輯。採購單詳情如圖8-4所示。
圖8-4 採購單詳情示例
採購還可以批量下單。確定倉庫後，選擇多SKU，填寫採購數量，選擇供應商（默認評級高的供應商，可修改）、採購價格等內容。這種方式相當於購物時在購物車裡從多店舖選擇商品，合併下單。這樣的採購單可視為父採購單，下單後，將其拆分生成子採購單，後面的狀態跟蹤、供應商反饋都在子採購單上操作。
批量下單主要是為了提高採購效率，比如北京倉採購20個SKU，從5家供應商進行採購，這樣就需要製作5次採購單。如果使用批量採購，就可以一次完成。
採購發票在公司財務結構中非常重要，可以用於抵稅、憑證等多種用途，所以對於採購發票的進度跟蹤、管理就至關重要。
發票是與採購單綁定的，當採購入庫、完成結算之後，由供應商開給企業。在採購入庫之後，跟蹤供應商是否將相應發票寄給企業（供應鏈或財務），反饋發票號及金額。